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「内容証明」の作り方

よく聞く言葉ですが、「内容証明」とは、「いつ、いかなる内容の文書を誰から誰あてに差し出されたかということを、差出人が作成した謄本によって郵便局が証明する制度」です(郵便局のホームページより)。郵便法という法律に規定されています。

内容証明はどのようにして作成するのでしょうか。

 

1 インターネットでも作成可能

「e内容証明」と呼ばれますが、郵便局の専門のホームページで作成、送付まですることができます。

この方法ですと、24時間、ネット環境がある場所からならどこからでも、送付することが可能です。

 

2 窓口で手続をする場合

以下では、窓口で送付の手続を取る場合の作り方を説明します。

・郵便局

すべての郵便局で受け付けているわけではありません。事前に最寄りの郵便局で受け付けてくれるか確認しましょう。

・郵便局に持参するもの

① 送付する文書とその謄本(写し)2通

謄本は、差出人と郵便局が各1通ずつ保管します。

② 差出人および受取人の住所氏名を記載した封筒

はがきで内容証明を送ることはできません。

③ 内容証明の加算料金を含む郵便料金

・用紙

特に決まりはありません。最寄りの文房具屋さんで専用の用紙を購入して手書きで作成することも可能です。

枚数も制限はありません。ただし、謄本は2枚以上になると、枚数に応じて料金が増えていきます。

・謄本の書式

謄本の書式にはいくつか決まりごとがあります。以下では字数に関する制限を紹介します。ワープロで作成する場合にはご注意ください。

縦書きの場合 1行20字以内、1枚26行以内

横書きの場合 1行20字以内、1枚26行以内

1行13字以内、1枚40行以内

1行26字以内、1枚20行以内

 

・その他

図面や関連資料など手紙以外のものを同封することはできません。

 

3 注意点

まず、内容証明のみでは、相手(受取人)が受け取ったことは証明できません。受け取ったことを証明するには、料金がかかりますが、「配達証明」を申し込みましょう。はがきで配達した証明書が後日届けられます。

また、内容証明の差出人は、差し出した日から5年以内に限り、差出郵便局に保存されている謄本の閲覧を請求することができます。また、差出人は差し出した日から5年以内に限り、差出郵便局に謄本を提出して再度証明を受けることができます。

 

内容証明の作成のみをご依頼いただくことも可能です。まずはご相談ください。

以上

弁護士 池上 遊